Làm ăn với đối tác Âu Mỹ: số 13, quà doanh nghiệp, quy định chống hối lộ và phép lịch sự trong công việc
Trả lời ngắn: Đối tác ở châu Âu và Mỹ thường ít để ý chuyện con số hay màu giấy gói, nhưng rất chú ý đến quy định công ty về quà tặng và luật chống hối lộ. Quà nên nhỏ, mang tính biểu tượng, minh bạch. Một số người vẫn tránh số 13 hoặc thứ Sáu ngày 13. Điều được đánh giá cao nhất là đúng giờ, trả lời email rõ ràng, giữ đúng cam kết. Thói quen khác nhau giữa các nước, vùng và công ty.
Phương Tây không phải một khối đồng nhất
Đối tác ở Đức, Pháp, Ý, Mỹ, Anh, Bắc Âu có cách làm việc khác nhau rõ rệt. Người Đức nổi tiếng về đúng giờ và quy trình, người Ý coi trọng bữa ăn và quan hệ, người Mỹ chuộng sự nhanh gọn, thân thiện. Nói "phương Tây" chỉ là cách gọi gọn.
Bài này nêu những điểm chung thường gặp trong làm ăn với đối tác ở châu Âu và Bắc Mỹ. Gặp đối tác cụ thể, cứ quan sát và hỏi, tránh áp định kiến.
Quy định chống hối lộ: điều quan trọng nhất về quà tặng
Nhiều công ty Âu Mỹ có quy định nội bộ chặt về quà tặng, thường giới hạn giá trị rất thấp, bắt khai báo quà nhận được, cấm nhận tiền mặt và quà trong lúc đang đấu thầu. Ngoài ra còn các đạo luật chống hối lộ của nước họ, có hiệu lực cả khi họ làm ăn ở nước ngoài.
Vì vậy, món quà giá trị lớn có thể đẩy đối tác vào thế khó, thậm chí làm hỏng cả thương vụ. Trước khi tặng, hỏi người đầu mối về chính sách quà tặng. Chi tiết pháp lý cụ thể nên hỏi luật sư, đừng tự suy đoán.
Quà nhỏ, mang tính biểu tượng là đẹp nhất
Cà phê Việt Nam đóng gói đẹp, trà, sô-cô-la làm từ ca cao Việt, sách ảnh, đồ thủ công nhỏ như lót ly sơn mài, khăn lụa là những món phổ biến. Món quà có câu chuyện, như sản phẩm của làng nghề hay vùng trồng cụ thể, thường được nhớ lâu.
Tránh quà đắt tiền, quà mang tính cá nhân quá như nước hoa, quần áo, hoặc quà có thể bị hiểu là gợi ý đổi chác. Quà gửi cho cả nhóm như hộp bánh, cà phê để ở phòng nghỉ thường an toàn hơn quà riêng cho một người.
Mở quà ngay: khác với thói quen châu Á
Ở nhiều nước phương Tây, người nhận thường mở quà ngay trước mặt người tặng và nói lời cảm ơn, khen món quà. Đây là cách thể hiện trân trọng, ngược với thói quen để dành mở sau ở Nhật, Trung Quốc hay Việt Nam.
Khi được tặng quà, mình cũng có thể mở ngay và cảm ơn. Một tấm thiệp viết tay ngắn kèm quà, giải thích ý nghĩa, luôn được đón nhận.
Số 13 và vài con số khác
Ở một số nước, số 13 bị coi là xui, một số tòa nhà không có tầng 13, nhiều người tránh tổ chức sự kiện vào thứ Sáu ngày 13. Ở Ý, số 17 cũng bị kiêng với nhiều người vì chữ số La Mã XVII đảo lại gợi một câu Latinh về cái chết.
Tuy vậy, mức độ để ý rất khác nhau, phần đông người làm kinh doanh không bận tâm. Nếu tổ chức sự kiện ký kết, tránh ngày 13 là một chi tiết chu đáo không tốn gì.
Hoa tặng: số lượng và loại hoa
Ở nhiều nước châu Âu, bó hoa thường có số lẻ bông, vì số chẵn được dùng cho tang lễ ở một số nơi như Nga và vài nước Đông Âu. Hoa cúc ở Pháp, Ý, Bỉ thường gắn với nghĩa trang. Hoa hồng đỏ mang nghĩa tình yêu, không hợp tặng đối tác.
Nếu được mời đến nhà đối tác, mang một bó hoa nhỏ màu tươi, một chai rượu vang hoặc sô-cô-la ngon là phổ biến. Nếu không chắc về loại hoa, hỏi người bán hoa ở địa phương.
Đúng giờ và email: thứ được đánh giá hằng ngày
Ở Đức, Thụy Sĩ, Bắc Âu, đến trễ vài phút đã có thể bị coi là thiếu chuyên nghiệp. Ở Mỹ, cuộc họp thường bắt đầu và kết thúc đúng giờ, có chương trình rõ ràng. Ở một số nước Nam Âu, giờ giấc linh hoạt hơn trong gặp gỡ xã giao, nhưng hạn chót công việc vẫn nghiêm.
Email nên ngắn, rõ, có tiêu đề cụ thể, trả lời trong khoảng thời gian hợp lý. Mọi cam kết về giá, số lượng, ngày giao nên ghi lại. Đây là "phong thủy" quan trọng nhất của quan hệ làm ăn với người phương Tây.
Bữa ăn công việc: ai trả, nói gì
Bữa trưa công việc ở Mỹ thường ngắn gọn. Ở Pháp, Ý, bữa ăn có thể kéo dài và chuyện làm ăn chỉ được bàn sau khi đã ăn uống, trò chuyện. Người mời thường trả tiền; nếu chưa rõ, có thể hỏi trước hoặc đề nghị chia.
Một số công ty cấm nhân viên nhận lời mời ăn có giá trị cao từ nhà cung cấp. Nếu đối tác từ chối lời mời đi ăn tối sang trọng, đó có thể là vì quy định, không phải vì không quý mình.
Chuyện tôn giáo, chính trị và câu hỏi cá nhân
Trong lần gặp đầu, người phương Tây thường tránh nói về tôn giáo, chính trị, thu nhập, tuổi tác, chuyện con cái của người khác. Câu hỏi "anh/chị bao nhiêu tuổi", "đã có gia đình chưa" vốn quen thuộc ở Việt Nam có thể khiến họ thấy hơi riêng tư.
Đề tài an toàn là du lịch, ẩm thực, thể thao, thành phố họ sống. Khi họ hỏi về văn hóa Việt Nam, đó là cơ hội tốt để kể chuyện Tết, ẩm thực, làng nghề.
Giới thiệu phong thủy với đối tác phương Tây
Nhiều người phương Tây biết đến feng shui qua sách trang trí nhà cửa, có người tò mò, có người hoài nghi. Khi họ hỏi vì sao văn phòng mình đặt bể cá hay tượng tỳ hưu, có thể giải thích ngắn gọn ý nghĩa văn hóa, không cần thuyết phục.
Một món quà mang yếu tố phong thủy nhẹ nhàng, như chuông gió nhỏ hay hồ lô gỗ, kèm thẻ giải thích ý nghĩa, có thể là chủ đề trò chuyện thú vị. Tránh nói về tác dụng như lời hứa, chỉ nói về ý nghĩa văn hóa.
Đa dạng văn hóa ngay trong một công ty
Đối tác ở Mỹ, Anh, Canada, Úc có thể là người gốc Á, gốc Phi, gốc Latinh, theo nhiều tôn giáo khác nhau. Người phụ trách mua hàng có thể ăn chay, kiêng rượu hay giữ ngày lễ riêng.
Đừng đoán thói quen qua tên hay ngoại hình. Khi mời ăn, hỏi chung "anh chị có yêu cầu gì về ăn uống không" là cách lịch sự, áp dụng được cho mọi đối tác.
Khi có trục trặc: báo sớm, nói thẳng
Văn hóa làm việc ở nhiều nước phương Tây đánh giá cao sự thẳng thắn. Hàng giao trễ, chất lượng có vấn đề, báo sớm kèm phương án xử lý thường được chấp nhận hơn im lặng rồi giải thích sau.
Câu "để em xem lại" nói cho lịch sự mà không có hành động tiếp theo dễ bị hiểu là hứa. Nếu không làm được, nói rõ là không làm được, kèm lý do.
Chuẩn bị cho buổi gặp đối tác Âu Mỹ: danh sách gọn
- Hỏi trước chính sách quà tặng của công ty đối tác.
- Quà nhỏ, có câu chuyện, gửi cho cả nhóm nếu được.
- Đến đúng giờ, có chương trình họp rõ ràng.
- Chuẩn bị tài liệu tiếng Anh gọn, số liệu chính xác.
- Ghi lại mọi cam kết bằng email sau buổi gặp.
Nếu muốn có một món quà nhỏ mang nét phương Đông để làm chủ đề trò chuyện, có thể xem hồ lô và hồ lô bát tiên trên Thế Giới Phong Thủy, chọn món nhỏ, giá trị vừa phải và kèm thẻ giải thích ý nghĩa văn hóa bằng tiếng Anh.