Làm ăn với đối tác Nhật Bản: số 4, số 9, cách gói quà, trao danh thiếp và những phép tắc nhỏ
Trả lời ngắn: Người Nhật đánh giá đối tác qua sự chỉn chu trong từng chi tiết nhỏ. Quà nên gói đẹp, giá trị vừa phải, tránh số 4 (đọc "shi" gần chữ chết) và số 9 (đọc "ku" gần chữ khổ). Danh thiếp trao bằng hai tay, đọc kỹ trước khi cất. Đúng giờ là điều quan trọng nhất. Những điều này là thói quen phổ biến; người Nhật thường độ lượng với người nước ngoài, nhưng mình chú ý thì quan hệ suôn hơn.
Vì sao chi tiết nhỏ lại quan trọng với người Nhật
Trong làm ăn với người Nhật, niềm tin được xây chậm qua nhiều lần gặp, nhiều cuộc thư từ, và qua cách mình xử lý những việc nhỏ. Một bản báo giá gửi đúng hạn, một email trả lời đúng người, một món quà gói gọn gàng đều được ghi nhận.
Nhiều doanh nghiệp Việt gặp khó không phải vì giá hay chất lượng mà vì thiếu nhất quán: hẹn rồi đổi, gửi tài liệu thiếu, trả lời chậm. Phần phong tục trong bài này chỉ là lớp ngoài; lớp trong vẫn là chữ tín.
Số 4 và số 9: hai con số nên tránh trong quà
Số 4 có cách đọc "shi" trùng âm với chữ tử (死), số 9 có cách đọc "ku" trùng âm với chữ khổ (苦). Vì vậy bộ quà bốn món, chín món thường được tránh. Một số bệnh viện, khách sạn ở Nhật bỏ qua số phòng 4 và 9.
Ngược lại, người Nhật không nặng chuyện số chẵn như người Hoa. Bộ quà ba món hay năm món vẫn được dùng bình thường. Cặp đôi thì hợp quà cưới. Điều cần nhớ chỉ đơn giản: tránh 4 và 9.
Gói quà: giấy, dây và chuyện "noshi"
Quà ở Nhật được gói cẩn thận, giấy trơn hoặc hoa văn nhã, ít khi dùng ruy băng rực rỡ. Với quà lễ nghi, người ta dùng tờ giấy "noshi" có dây "mizuhiki" in sẵn, mỗi kiểu nút dây ứng với một dịp.
Người nước ngoài không cần thành thạo chuyện noshi. Nhờ cửa hàng bách hóa ở Nhật gói giúp, hoặc gói bằng giấy màu nhã, sạch sẽ, không nhăn là đủ. Tránh giấy gói màu đen trắng kiểu tang lễ.
Omiyage: quà từ quê nhà mang sang
Văn hóa "omiyage" là mang quà đặc sản từ nơi mình đến để chia cho đồng nghiệp. Khi sang Nhật gặp đối tác, một hộp bánh hay đặc sản Việt Nam đóng gói riêng từng chiếc, đủ chia cho cả phòng, thường được đón nhận nhiều hơn một món đắt cho riêng sếp.
Cà phê Việt, trà sen, bánh đậu xanh đóng hộp, đồ thủ công nhỏ như bút gỗ, lót ly sơn mài đều hợp. Nhớ kiểm quy định hải quan Nhật với thực phẩm có thịt, trái cây tươi, hạt giống trước khi mang theo.
Cách trao và nhận quà
Quà thường được trao vào cuối buổi gặp, không phải lúc mở đầu, và trao bằng hai tay. Người Nhật hay nói câu khiêm tốn kiểu "chỉ là chút quà nhỏ" khi tặng. Mình có thể nói tương tự, kèm một câu giải thích món quà đến từ đâu.
Người nhận thường không mở ngay trước mặt. Nếu được tặng quà, mình nhận bằng hai tay, cảm ơn và hỏi "mình mở bây giờ được không" hoặc để dành mở sau đều được. Lần gặp sau nhắc lại món quà và cảm ơn thêm một lần là điểm cộng.
Danh thiếp: nghi thức đầu tiên của mọi cuộc gặp
Danh thiếp "meishi" được coi như đại diện của người đó. Khi trao, cầm hai tay, chữ quay về phía người nhận, hơi cúi đầu và giới thiệu tên, công ty. Khi nhận, cũng dùng hai tay, đọc kỹ tên và chức danh rồi mới cất.
Trong buổi họp, đặt danh thiếp đối phương lên bàn trước mặt theo vị trí họ ngồi để nhớ tên. Không viết lên danh thiếp, không nhét vào túi quần sau, không gập. Nên mang dư danh thiếp, in một mặt tiếng Anh hoặc tiếng Nhật nếu có thể.
Đúng giờ và lịch hẹn
Đến đúng giờ ở Nhật nghĩa là đến sớm vài phút. Nếu có nguy cơ trễ, dù chỉ vài phút, nên báo trước. Lịch hẹn thường được chốt sớm, ít khi đổi phút chót.
Hãy dự phòng thời gian đi lại khi công tác, nhất là lần đầu đi tàu điện ở thành phố lớn. Đến sớm rồi chờ gần đó vẫn tốt hơn chạy vội vào phòng họp.
Chỗ ngồi trong phòng họp và trên xe
Người Nhật có quan niệm "kamiza", chỗ ngồi danh dự, thường là chỗ xa cửa nhất, dành cho khách hoặc người có vị trí cao. "Shimoza" là chỗ gần cửa, dành cho người tiếp đón hay người thấp vị hơn.
Khi được mời vào phòng, đợi chủ nhà chỉ chỗ rồi mới ngồi. Trên taxi, ghế sau phía sau tài xế thường là ghế danh dự. Không cần căng thẳng, đối tác sẽ hướng dẫn nếu mình tỏ ra sẵn sàng làm theo.
Ăn uống: nâng ly, rót rượu và đũa
Trong bữa tiệc, người ta thường chờ cùng nâng ly "kanpai" rồi mới uống. Rót rượu cho người khác, để người khác rót cho mình là phép lịch sự. Không uống được thì để ly còn đầy hoặc dùng nước ngọt.
Hai điều về đũa nên nhớ: không cắm đũa thẳng đứng vào bát cơm, và không chuyền thức ăn từ đũa sang đũa, vì cả hai gợi nghi thức tang lễ. Người Việt cũng có kiêng tương tự nên dễ nhớ.
Màu sắc và hình ảnh trong quà
Màu trắng và đen dùng nhiều trong tang lễ, nên tránh gói toàn trắng hoặc toàn đen. Hoa cúc trắng gắn với tang lễ, đừng chọn làm quà thăm hỏi. Hoa có chậu cũng không hợp tặng người ốm vì gợi chuyện "bám rễ" nằm lâu trên giường bệnh.
Hình ảnh hạc, rùa, cây tùng, đậu đỏ mang ý trường thọ, may mắn và hợp quà mừng. Quà mang hình Phú Sĩ hay hoa anh đào thì người Nhật đã quá quen, quà mang dấu ấn Việt Nam thú vị hơn.
Ngày tốt trên lịch Nhật khi chọn ngày ký kết
Lịch Nhật in Rokuyō, sáu ngày tốt xấu luân phiên. Ngày Taian được coi là tốt cho việc vui như cưới hỏi, khai trương, ký kết; ngày Butsumetsu bị tránh cho việc mừng. Trong công việc hằng ngày, nhiều công ty không quá để ý, nhưng với lễ khai trương, động thổ thì có người vẫn chọn ngày.
Nếu muốn tỏ ra chu đáo, khi đề xuất ngày lễ ký kết có thể hỏi đối tác có muốn chọn ngày Taian không. Bài Rokuyō trong chuyên mục phong thủy Nhật Bản của site giải thích kỹ hơn.
Khi lỡ sai một phép tắc
Người Nhật thường độ lượng với người nước ngoài và hiếm khi chỉ ra lỗi trước mặt. Nếu nhận ra mình sai, một câu xin lỗi ngắn và chân thành, kèm cúi đầu nhẹ là đủ. Không cần giải thích dài dòng.
Điều khó tha thứ hơn là thất hứa, giao hàng sai chất lượng hay im lặng khi có vấn đề. Báo sớm khi có trục trặc luôn tốt hơn che giấu đến phút cuối.
Chuẩn bị cho chuyến gặp đối tác Nhật: danh sách gọn
- Danh thiếp song ngữ, mang dư.
- Quà omiyage đóng gói từng chiếc, đủ chia cho nhóm, tránh bộ 4 hoặc 9 món.
- Tài liệu in gọn gàng, có bản tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
- Dự phòng thời gian đi lại, đến sớm.
- Hỏi trước về quy định nhận quà của công ty đối tác.
Muốn có một món nhỏ mang dấu ấn phương Đông để tặng kèm, có thể xem chuông gió và khánh treo trên Thế Giới Phong Thủy: chuông gió vốn quen thuộc với người Nhật qua "fūrin" mùa hè, chọn loại nhỏ, tiếng nhẹ, đóng gói chắc là món quà dễ mang và dễ tặng.